Hinweise zur elektronischen Kommunikation

"Virtuelle Poststelle"

Die Stadt Detmold bietet Ihnen Möglichkeiten der formfreien sowie der rechtsverbindlichen formgebundenen elektronischen Kommunikation (E-Mail/Internet) mit der Stadtverwaltung.

Für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Stadtverwaltung benötigen Sie eine qualifizierte elektronische Signatur (vgl.VERORDNUNG (EU) Nr. 910/2014), die mit der handschriftlichen Unterschrift in den meisten Fällen gleichgestellt ist. Die Kommunikation über E-Mail ist an bestimmte Voraussetzungen gebunden und muss verschlüsselt werden.

Für weitere Informationen beachten Sie bitte die nachfolgenden Regeln für die elektronische Kommunikation.

Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation

Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NW (VwVfG NW). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet. Gemäß § 126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.

Die Stadt Detmold eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden Rahmenbedingungen, welche nur für die Kommunikation mit der Stadt Detmold und nicht für Dritte (verlinkte Einrichtungen, andere Behörden etc.) gelten.

Grundsätze der elektronischen Kommunikation

Für eine formfreie Kommunikation (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift nicht zwingend vorgeschrieben) wurde folgende E-Mail-Adresse eingerichtet: infodetmold.LOESCHE_DIES.de

Formfreie E-Mails können zudem auch an alle auf www.detmold.de angebotenen oder auf Briefköpfen der Stadt Detmold ausgewiesenen E-Mail-Adressen gesendet werden. Außerdem bieten wir in Ihnen die Möglichkeit, für ausgewählte Anliegen Online-Formulare zu nutzen.

Für eine formgebundene Kommunikation (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift gesetzlich vorgeschrieben) müssen Sie Ihr Dokument mit einer so genannten qualifizierten elektronischen Signatur versehen.

Sie können per E-Mail rechtsverbindlich mit uns kommunizieren. Für signierte und/oder verschlüsselte E-Mails steht Ihnen ausschließlich folgende E-Mail-Adresse zur Verfügung:

poststellevps.detmold.LOESCHE_DIES.de

Beachten Sie bitte, dass wir auf dieser E-Mail-Adresse aus Datenschutzgründen nur verschlüsselte E-Mails entgegen nehmen. Unverschlüsselte E-Mails gelten als nicht den Kommunikationsregeln entsprechend und werden nicht weiter verarbeitet.

Hier finden Sie den öffentlichen Schlüssel der Stadt Detmold zum Verschlüsseln Ihrer Nachricht zum Download: Öffentlicher Schlüssel

De-Mail

Die Stadt Detmold ist seit Januar 2018 auch über De-Mail erreichbar. De-Mail erlaubt den verschlüsselten, authentifizierten Versand von E-Mails und E-Mailanhängen. Eine absenderbestätigte De-Mail gilt gemäß E-Government-Gesetz ab 01.07.2014 als Schriftformersatz. Die Adresse für De-Mails lautet:

poststelledetmold.de-mail.LOESCHE_DIES.de

Um De-Mails versenden zu können, benötigen Sie ebenfalls ein De-Mail Konto. Folgende Anbieter bieten derzeit (Stand 16.03.2018) De-Mail an:

Telekom Deutschland GmbH
1&1 De-Mail GmbH
Mentana-Claimsoft GmbH
T-Systems International GmbH
 

Eine Übersicht, sowieso Antworten auf häufig gestellte Fragen (FAQ) finden Sie bei dem Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik.

Formate

Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt verfügbaren Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Folgende Dateiformate können verarbeitet werden:

PDF-Dateien (.pdf),
Rich Text Format (.rtf),
Microsoft Office-Format (.xlsx, .xltx, .docx, .dotx, .pptx, .potx),
Text (.txt)
Bilddateien (.jpg, .tif, .bmp)
jeweils ohne Makros.

Verwenden Sie abweichende Dateiformate, so kann die Mail gegebenenfalls nicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste laufend aktualisiert wird.

Die Größe der annehmbaren E-Mails ist beschränkt auf 5 MB.

Sofern Sie abweichende Dateiformate oder Dateien mit Makros verwenden, kann Ihr Dokument nicht entgegen genommen und verarbeitet werden.

Sollten Ihre Dokumente von uns nicht lesbar sein, ein nicht zugelassenes Dateiformat oder Signatur enthalten oder in sonstiger Weise nicht bearbeitbar oder ungültig sein, werden wir Sie umgehend über diesen Umstand informieren.

Verschlüsselung Ihrer Dokumente

Sofern Sie uns eine rechtsverbindliche E-Mail senden wollen, ist eine weitergehende Verschlüsselung zwingend erforderlich.

Öffentlicher Schlüssel der Stadt Detmold zum Verschlüsseln Ihrer Nachricht:

Öffentlicher Schlüssel als .cer-Datei (6 KB)

Beachten Sie bitte, dass solche signierten und verschlüsselten E-Mails nur auf folgender Adresse entgegen genommen werden können:

poststellevps.detmold.LOESCHE_DIES.de

Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, werden wir uns umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen, wenn Sie als Absender zu ermitteln sind.